Workflow nástroje a řízení procesů

Jak dosáhnout vyšší efektivity, aby proces (úkon, vystavení objednávky atd.) někde na někoho nečekal? Abychom nezmeškali termíny. Abychom objednali, vyrobili a dodali včas. Abychom objednali jen to, co je potřebné. Abychom nepropásli termín certifikace pracovníka. Moderní systémy tyto procesy hlídají, spojují a nahrazují mechanickou práci automatizmy. Stačí pomocníky vhodně vybrat a nastavit a oni budou do jisté míry pracovat za nás.

Zkušení uživatelé systému HELIOS už asi vědí, že jednotlivé procesy systém umí pokrýt a spolehlivě vyřešit. Spojení jednotlivých dílčích činností je dalším krokem. Samozřejmostí je vytvoření více dokladů najednou např. standardní výdejka, dodací list, faktura vydaná a podobně. Otázka zní: “umí systém hlídat, zda byl doklad vytavený? Umí systém sám informovat o nedostatku zboží na skladě?“. Vzápětí navazuje další logický dotaz: a když je nějakého zboží na skladě málo, umí to „sám“ systém objednat? Vytvoří objednávku a sám na správnou adresu odešle?

Debatě na téma „co všechno může systém sám“ se pokusíme vyhnout. Je bez dalších diskuzí jasné, že mechanické kontroly nebo příkazy, které jsou definovatelné přesným postupem, algoritmem jsou určené právě pro ERP systém.

Obvykle lze v ERP systému využít různé nástroje, od nejjednodušších ke složitějším. Nicméně i ty jednodušší mají své uplatnění, zejména pokud vyžadují individuální vstup operátora, rozhodnutí člověka, jak dál postupovat.

Čím víc jsou procesy popsané do přesného algoritmu, tím víc lze procesy více automatizovat. Nic však není dokonalé, často bývá v procesu nutná ( = klientem požadovaná) „výhybka“ pro změnu rozhodnutí člověkem. Zkusme si možnosti v HELIOSu připomenout.

Filtry, sestavy, automaty („makra“)

Jedná se o soubor nástrojů, které jsou obvykle v každé licenci. I s pomocí těchto základních nástrojů lze do značné míry řídit procesy nastavením přehledů pro jednotlivé etapy/kroky procesu. Každá sestava může obsahovat filtry a podmínky dle potřeb uživatele. Automaty mohou pak ušetřit počty kliknutí a také čas, protože systém má už „postup zapsaný“ a uživatele provede nastaveným, standardizovaným postupem. Nemusíte si pamatovat schéma mnoha kroků a dávat pozor, abyste neudělali chybu.

Schvalovací procesy pro různé doklady nebo dokumenty (faktury, normy, smlouvy atd)

Schvalovací procesy v systému HELIOS je široké téma. Nahrazením papírového schvalování ušetříte mnoho času a hledání dokladu, u koho zrovna leží na stole…
Tématu jsme se věnovali v tomto samostatném článku, popis řešení je k dispozici ke stažení v informačním letáku.

Elektronický oběh dokumentů včetně elektronického archivu

Přenesení papírové podoby dokumentů do elektronické formy a důvěra pouze v elektronický archiv, který je součástí systému HELIOS jsou základním stavebním kamenem pro zvýšení efektivity procesů. Implementace této kapitoly je také důležitou součástí pro řízení procesů ve firmě. Obsahem a možnostmi je to rozsáhlé téma, nasazením vhodných nástrojů lze získat za přijatelné investice významného posunu v efektivitě práce. Téma je podrobněji popsané v tomto samostatném článku, týká se zejména zrychleného zadávání dokladů do systému, OCR vytěžováním dokumentů, evidencí smluv, schvalování a samotného elektronického uchovávaní dokumentů v systému HELIOS. Podrobnosti ke stažení v informačním letáku.

DMS - práce s dokumentem

Analytické nástroje dílčích procesů (kontroly, podmínky apod)

Systém HELIOS sám o sobě obsahuje množství integrovaných kontrol například na úrovni účetního deníku. Nicméně různé kontrolní přehledy a sestavy, jak jsme se již zmínili v prvním odstavci, mohou také kontrolovat správnost základního pracovního postupu. K tomuto účelu můžou přispět různé výpočtové algoritmy a podmínky využité základní funkcionalitou nebo kontrolní skripty připravené tzv. „na míru“ na základě požadavku zadavatele. Do systému je možné integrovat takové kontroly za účelem složitějšího výpočtu, nestandardní sestavy či přehledu. Ty posléze plní funkci rutinní, manuální kontroly nebo srovnání dat. Výsledkem je výstup, výpis při splnění určitých parametrů nebo podmínek. Výpis může být exportován do souborů k dalšímu zpracování nebo zaslán emailem na vhodné emailové adresy, jak si popíšeme v další kapitole.

Mail reporter, notifikace – funkcionalita zasílající emaily na „cokoliv“

ERP HELIOS umožňuje generovat různé notifikace – upozornění a ty zobrazovat ve spuštěném programu. V mnoha případech ale uživatelé nespouští systém HELIOS jen aby se podívali, zda „je tam něco nového“, nebo nechtějí pořád myslet na nějakou kontrolu (nebo proces obecně), kterou mají splnit. Pro takové případy lze s výhodou použít nástroj Mail reporter. Ten umožňuje definovat skripty anebo podmínky, při splnění kterých se odešle emailová zpráva vhodné přednastavené struktury na vybrané emailové adresy. Mail reporter umožňuje nastavit časovač splnění dané podmínky, a tak i frekvenci odesílání takového upozornění emailem.

Definice události v MAil Reporter

Nemusí se však jednat jenom o upozornění, může to být například sestava, kterou si manager přeje mít každé pondělí ráno ve svém emailu. Mail reporter je hlídačem událostí, které se mají opakovat a vy chcete být informováni v případě, že nastanou. Podrobnosti naleznete přiloženém souboru.

soubor ke stažení

Machine learning

Machine learning jako součást umělé inteligence (AI) a jako součást HELIOSu.

Tato funkcionalita sice nebude pracovat úplně za vás, ale může významně odstranit běžné rutinní, mechanické kroky. Po nasazení této funkcionality umožní dlouhodobě sbíraná systémová data vyhodnotit. Dokážete tak velmi jednoduše získat např. predikci možných chyb, tím se vyhnete dalším zbytečným chybám a následným opravám nebo komplikacím. Na základě historických dat resp. “zkušeností“ se systém umí poučit, následně informace a výsledky zpřesnit a zefektivnit.

Obvykle je funkcionalita vysoce specifická, pracuje s konkrétním scénářem například: detekce nestandardních evidenčních cena příjemek, detekce anomálií v účetním deníku, predikce prodeje nebo predikce vhodných dodavatelů. Další informace najdete ve tomto souboru ke stažení .

soubor ke stažení